Une approche globale afin de gérer la complexité

Rester en conformité avec les lois et réglementations en matière d’immigration des différents pays peut s’avérer un véritable champ de mines pour les employés en mobilité et les services des RH. Chaque pays a ses propres règles, et si elles ne sont pas respectées comme il se doit, elles peuvent entrainer des problèmes administratifs et des risques financiers importants.

En l’absence de conseils appropriés, les processus sont souvent complexes et marqués par des retards, mais aussi des problèmes dans le traitement des documents, la conformité et les coûts imprévus. Remplir la mauvaise demande, oublier une date d’expiration ou ne pas être au courant des retards dans les pays de destination peut entraîner des retards et augmenter considérablement votre charge de travail.

Chez K2, nous comprenons que la réduction des risques, des délais et des coûts liés à d’éventuels problèmes, tant du point de vue de la conformité que de la prestation de services, est vitale pour la réussite de votre entreprise. Notre objectif est de vous aider à naviguer avec succès dans la myriade de règles d’immigration et de veiller à ce que vos exigences en la matière soient bien établies et mises en œuvre rapidement et efficacement afin de permettre à vos employés de commencer leur mission sur leur nouveau site dans les temps.

Nous avons mis au point une pratique holistique et intégrée de l’immigration, dans le cadre de laquelle nous fournissons un service complet, avec une couverture mondiale, conçu pour définir et répondre à vos besoins individuels et s’aligner parfaitement sur vos activités de recrutement et de relocation. Quelle que soit votre situation, nous nous assurons de prendre en compte tous les facteurs et d’adapter notre service d’immigration pour améliorer le contrôle, la rapidité d’exécution du service et atteindre vos objectifs.

Nous offrons une gamme complète de services d’immigration et pouvons rapidement identifier les meilleures solutions pour assister vos employés dans le monde entier, que ce soit pour des missions de courte ou de longue durée, ou pour des voyages d’affaires. Nous veillons au respect des politiques, des gouvernements et de la législation, en apportant des recommandations. Par la suite, nous effectuons le suivi de la demande en temps réel via Ascent, notre plateforme de gestion des dossiers en ligne.

Nous travaillons en étroite collaboration avec vous et veillons à ce que vos employés en mobilité reçoivent le meilleur service possible. Tous les processus sont gérés de manière à offrir une expérience de service sans faille, en simplifiant le processus et en réduisant au minimum les interventions de vos employés et de vos équipes.

Que vous ayez simplement besoin d’une assistance pour les demandes de visas ou d’un service plus complet couvrant les conseils en matière d’immigration ou de processus liés à l’obtention, la légalisation et la certification des documents, nous sommes à vos côtés.

Une expertise et une expérience diversifiées, adaptées à vos besoins

Nous disposons en interne d’une équipe internationale d’experts en matière d’immigration qui fournissent des services dans leurs régions respectives et dans divers secteurs industriels. Chacun de nos spécialistes possède l’expérience et l’expertise nécessaires pour traiter les questions et informations personnelles avec le soin et l’attention requis. Notre engagement en faveur de l’excellence du service nous permet d’appréhender pleinement tous les critères personnels ou priorités de l’entreprise.

Nous gérons également un réseau mondial de partenaires certifies, spécialistes de l’immigration, qui apportent une assistance sur le terrain, des conseils juridiques et un soutien en matière de conformité. Chacun d’entre eux a été recruté dans le cadre de notre programme Global Accredited Partner, grâce au respect scrupuleux des mêmes normes rigoureuses que nos partenaires de services de relocalisation certifiés. Ils ont également tous été soumis à un processus de contrôle complet afin de garantir leur conformité juridique mondiale avec les réglementations en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, la corruption et le GDPR.

Permis de travail et visas d’affaires

Simplifier le processus et s’assurer que tout est sous-contrôle

Le fait d’opérer à l’échelle mondiale signifie que vos employés doivent souvent effectuer des voyages d’affaires réguliers. Leur fréquence et la durée du séjour dans les différents pays nécessitent une planification importante des services d’immigration. Il est donc essentiel de veiller à ce qu’ils n’enfreignent aucune règle d’immigration particulière, auquel cas des pénalités financières coûteuses, ainsi qu’une atteinte à la réputation et une perte de productivité, pourraient être infligées à votre entreprise.

Chez K2, nos spécialistes de l’immigration vous aident à obtenir des visas d’affaires pour des voyages et des missions de courte durée ainsi qu’à naviguer dans le processus d’immigration vers toutes les destinations du monde. Nous nous chargeons de tous les types de visas demandés et spécifiques à un pays. Outre la gestion de cas individuels, nous assurons également une coordination centralisée pour les employés souvent en déplacement d’affaires.

Notre objectif consiste à vous soulager en réduisant la charge qui pèse sur vos épaules et à prendre en charge, en votre nom, toute la complexité du processus, de la prise de rendez-vous aux paiements des frais locaux, en passant par une assistance exhaustive notamment en ce qui concerne l’ensemble de la préparation du dossier, et une présence lors des appels importants.

Les aspects de notre service comprennent des :

• Consultations sur l’immigration — identification et évaluation des exigences applicables à chaque lieu de destination et aux circonstances spécifiques.
• Rapports sur les exigences en matière d’immigration — explication détaillée des exigences du processus d’immigration, avec un calendrier de mise en œuvre soulignant les obstacles, les retards ou les risques et les considérations de conformité.
• Services consulaires — collecte des documents relatifs aux visas et assistance de la demande jusqu’à l’émission et la livraison du visa. Assistance avec les formulaires et les documents requis et examen des documents avant leur soumission.
• Gestion des dossiers — suivi des dates d’expiration des visas et des permis de travail, notifications et alertes en temps réels des RH concernant les renouvellements, demandes d’annulation, des autorités locales et des rapports réguliers. Nous vous aidons à tout renouvellement en rassemblant les informations, en vérifiant les changements, les responsabilités et le salaire de l’employé, et par la suite en soumettant la demande en conséquence et en assurant le suivi jusqu’à validation et obtention du VISA. Nous pouvons également assurer le suivi auprès de l’autorité gouvernementale compétente si nécessaire.
• Autorisation d’entrée — assistance une fois le visa validé.
• Enregistrement local — nous vous aidons également dans les procédures d’enregistrement local à votre arrivée dans le pays d’accueil. Nous préparons tous les documents nécessaires et pouvons accompagner votre employé auprès des autorités locales compétentes pour nous assurer que tout est effectué conformément à la réglementation locale.

Documents officiels

Savoir ce qui est nécessaire et éviter les distractions

S’y retrouver dans les différentes règles d’immigration en vigueur dans le monde représente un exercice ardu et chronophage, en particulier lorsqu’il s’agit de définir et de soumettre les documents d’accompagnement nécessaires aux demandes d’immigration. Nombre d’employés ne savent plus où se trouve leur document original sur papier, ni comment se procurer une autre copie officielle, et encore moins s’il leur faut également une version traduite, légalisée ou certifiée. Toutes ces lacunes dans les connaissances peuvent entraîner des frustrations et des frais pour votre employé ainsi que des retards dans le processus.

Chez K2, nous éliminons ces taches afin que vos employés puissent se concentrer sur l’essentiel. Nos experts peuvent obtenir et authentifier des documents pour toute une série de demandes d’immigration. Nous pouvons également déterminer la forme correcte de légalisation requise et mener à bien le processus en votre nom. En cas de complication, comme l’introduction de demandes dans plusieurs pays, ou lorsque les documents proviennent de plusieurs endroits, nos spécialistes de l’immigration peuvent également proposer un service régional pour assurer la coordination des services multi-juridictionnels du monde entier.

Conseil en immigration

Identifier vos besoins et mettre en place des plans efficaces

Le recrutement et le transfert de personnes qualifiées à l’échelle mondiale présentent de nombreux défis. Certains des plus complexes et des plus coûteux consistent à s’assurer que vous restez au courant des changements importants dans la législation et les règles d’immigration locales pour chaque pays. Avec une expertise interne limitée, il peut être extrêmement difficile de se tenir à jour.

C’est sur ces points que K2 peut vous aider, nos experts en immigration sont bien au fait des derniers changements dans l’industrie et dans les pays et peuvent fournir aux clients des mises à jour en temps réel sur ces questions. Nous pouvons vous aider à définir et à planifier vos besoins en matière d’immigration, en veillant à ce qu’ils soient efficacement adaptés et conformes aux exigences gouvernementales.

Nous offrons la révision et l’amélioration de vos politiques en ce qui concerne l’immigration de vos salariés en veillant à ce qu’elles soient en phase avec les buts de l’entreprise ou la stratégie de développement des talents et des compétences. Nous réalisons des audits de conformité et des analyses afin de limiter les risques et les coûts imprévus, d’assurer une veille professionnelle et de mettre en œuvre des améliorations.