Integritetspolicy

Introduktion

Välkommen till vår integritetspolicy

K2 Corporate Mobility Limited (K2) respekterar din integritet och har åtagit sig att skydda dina personuppgifter. Denna integritetspolicy kommer att informera dig om hur vi tar hand om dina personuppgifter när du besöker vår webbplats (oavsett varifrån du besöker den) och berättar om dina integritetsrättigheter och hur lagen skyddar dig.

Vi säljer inte och kommer inte att sälja dina uppgifter till tredje part.

1. Viktig information och vilka vi är

Syftet med denna integritetspolicy

Denna integritetspolicy syftar till att ge dig information om hur K2 samlar in och behandlar dina personuppgifter genom din användning av denna webbplats, inklusive all data som du kan lämna via denna webbplats när du kontaktar oss.

Denna webbplats är inte avsedd för barn och vi samlar inte medvetet in data som rör barn.

Det är viktigt att du läser denna integritetspolicy tillsammans med all annan integritetspolicy eller policy för rättvis behandling som vi kan tillhandahålla vid specifika tillfällen när vi samlar in eller behandlar personuppgifter om dig så att du är fullt medveten om hur och varför vi använder dina uppgifter . Denna integritetspolicy kompletterar andra meddelanden och sekretesspolicyer och är inte avsedd att åsidosätta dem.

Kontrollant

K2 Corporate Mobility Limited är personuppgiftsansvarig och ansvarig för dina personuppgifter (kallas gemensamt för “K2”, “vi”, “oss” eller “vår” i denna integritetspolicy).

K2 består av olika juridiska personer, detaljer om vilka finns här. Denna integritetspolicy utfärdas på uppdrag av K2 Group, så när vi nämner ‘K2’, ‘vi’, ‘oss’ eller ‘vår’ i denna integritetspolicy, hänvisar vi till den relevanta K2 i K2-gruppen som är ansvarig för att behandla din data.

Vi har utsett ett dataskyddsombud (DPO) som ansvarar för att övervaka frågor i samband med denna integritetspolicy. Om du har några frågor om denna integritetspolicy, inklusive eventuella förfrågningar om att utöva dina rättigheter, vänligen kontakta vår DPO med hjälp av informationen nedan.

Kontaktuppgifter

Om du har några frågor om denna integritetspolicy eller vår sekretesspraxis, vänligen kontakta vår DPO på följande sätt:

Linda Rafferty, Global Head of Compliance privacy@k2corporatemobility.com

K2 Corporate Mobility

5:e våningen, Connaught House

255 High Street

Guildford, England GU1 3BS

+44 (0)1483 572550

Ändringar av integritetspolicyn och din skyldighet att informera oss om ändringar

Vi håller vår integritetspolicy under regelbunden översyn. Denna version uppdaterades senast den 8 april 2021. Det är viktigt att de personuppgifter vi har om dig är korrekta och aktuella. Vänligen håll oss informerade om dina personuppgifter ändras under din relation med oss.

Tredjepartslänkar

Denna webbplats kan innehålla länkar till tredje parts webbplatser, plugin-program och applikationer. Om du klickar på dessa länkar eller aktiverar dessa anslutningar kan tredje part samla in eller dela data om dig. Vi kontrollerar inte dessa tredjepartswebbplatser och är inte ansvariga för deras sekretesspolicyer. När du lämnar vår webbplats uppmuntrar vi dig att läsa sekretesspolicyn för varje webbplats du besöker.

2. De uppgifter vi samlar in om dig

Personuppgifter, eller personlig information, betyder all information om en individ från vilken den personen kan identifieras. Det inkluderar inte uppgifter där identiteten har tagits bort (anonyma uppgifter).

Vi kan samla in, använda, lagra och överföra olika typer av personuppgifter om dig som vi har grupperat enligt följande:

  • Identitetsuppgifter inkluderar förnamn, flicknamn, efternamn, användarnamn eller liknande identifierare, civilstånd, titel, födelsedatum och kön.
  • Kontaktuppgifter inkluderar faktureringsadress, leveransadress, e-postadress och telefonnummer.
  • Finansiell information inkluderar bankkonto- och betalkortsuppgifter.
  • Transaktionsdata inkluderar information om betalningar till och från dig och andra detaljer om produkter och tjänster som du har köpt av oss.
  • Tekniska data inkluderar internetprotokoll (IP)-adress, dina inloggningsuppgifter, webbläsartyp och version, tidszonsinställning och plats, typer och versioner av plugin-program för webbläsare, operativsystem och plattform, identifierare för sociala medier och annan teknik på de enheter du använder för att komma åt denna webbplats.
  • Profildata inkluderar ditt användarnamn och lösenord, inköp eller beställningar som du gjort, dina intressen, preferenser, feedback och enkätsvar.
  • Användningsdata inkluderar information om hur du använder vår webbplats, våra produkter och tjänster.
  • Marknads- och kommunikationsdata inkluderar dina preferenser när det gäller att ta emot marknadsföring från oss och våra tredje parter och dina kommunikationspreferenser.

Vi samlar också in, använder och delar aggregerad data såsom statistisk eller demografisk data för alla ändamål. Aggregerad data kan härledas från dina personuppgifter men betraktas inte som personuppgifter i lag eftersom dessa data inte direkt eller indirekt avslöjar din identitet. Till exempel kan vi samla dina användningsdata för att beräkna andelen användare som har tillgång till en specifik webbplatsfunktion. Men om vi kombinerar eller kopplar samman samlad data med dina personuppgifter så att de direkt eller indirekt kan identifiera dig, behandlar vi de kombinerade uppgifterna som personuppgifter som kommer att användas i enlighet med denna integritetspolicy.

Vi samlar inte in några speciella kategorier av personuppgifter om dig (detta inkluderar uppgifter om din ras eller etnicitet, religiösa eller filosofiska övertygelser, sexliv, sexuell läggning, politiska åsikter, medlemskap i fackförening, information om din hälsa och genetiska och biometriska uppgifter ). Vi samlar inte heller in någon information om brottsdomar och brott.

Om du inte lämnar personuppgifter

Om vi behöver samla in personuppgifter enligt lag eller enligt villkoren i ett avtal som vi har med dig, och du underlåter att tillhandahålla dessa uppgifter på begäran, kanske vi inte kan fullgöra det avtal vi har eller försöker ingå med dig (till exempel för att förse dig med varor eller tjänster). I det här fallet kan vi behöva säga upp en produkt eller tjänst som du har hos oss men vi kommer att meddela dig om så är fallet vid tillfället.

3. Hur samlas dina personuppgifter in?

Vi använder olika metoder för att samla in data från och om dig, inklusive genom:

  1. Direkta interaktioner. Du kan ge oss din identitet, kontaktuppgifter och ekonomiska uppgifter genom att fylla i formulär eller genom att korrespondera med oss via post, telefon, e-post eller på annat sätt. Detta inkluderar personuppgifter du lämnar när du:
  • Ansök om våra produkter eller tjänster.
  • Begär marknadsföring till dig.
  • Delta i en tävling, kampanj eller enkät; eller
  • Ge oss feedback eller kontakta oss.
  1. Automatiserade tekniker eller interaktioner. När du interagerar med vår webbplats kommer vi automatiskt att samla in teknisk data om din utrustning, surfåtgärder och mönster. Vi samlar in dessa personuppgifter genom att använda cookies och annan liknande teknik. Se vår cookiepolicy för mer information.
  2. Tredje part eller allmänt tillgängliga källor. Vi kommer att ta emot personuppgifter om dig från olika tredje parter enligt nedan.

Tekniska data från följande parter:

  • Analytics-leverantörer som Google baserade utanför Storbritannien.
  • Annonsnätverk.
  • Sök informationsleverantörer.

Kontakt-, finans- och transaktionsdata från leverantörer av tekniska, betalnings- och leveranstjänster.

Identitets- och kontaktuppgifter från allmänt tillgängliga källor som Companies House och valregistret baserade i Storbritannien.

4. Hur vi använder dina personuppgifter

Vi kommer endast att använda dina personuppgifter när lagen tillåter oss. Vanligtvis kommer vi att använda dina personuppgifter under följande omständigheter:

  • Där vi behöver utföra avtalet är vi på väg att ingå eller har ingått med dig.
  • Där det är nödvändigt för våra legitima intressen (eller tredje parts) och dina intressen och grundläggande rättigheter inte åsidosätter dessa intressen.
  • Där vi måste uppfylla en rättslig skyldighet.
  • Se informationen nedan för att ta reda på mer om vilka typer av laglig grund som vi kommer att förlita oss på för att behandla dina personuppgifter.

Berättigat intresse betyder vår verksamhets intresse av att bedriva och förvalta vår verksamhet för att vi ska kunna ge dig den bästa tjänsten/produkten och den bästa och säkraste upplevelsen. Vi ser till att vi överväger och balanserar eventuell påverkan på dig (både positiv och negativ) och dina rättigheter innan vi behandlar dina personuppgifter för våra legitima intressen. Vi använder inte dina personuppgifter för aktiviteter där våra intressen åsidosätts av påverkan på dig (såvida vi inte har ditt samtycke eller på annat sätt krävs eller tillåts enligt lag). Du kan få ytterligare information om hur vi bedömer våra legitima intressen mot eventuell påverkan på dig med avseende på specifika aktiviteter genom att kontakta oss.

Fullgörande av avtal innebär att behandla dina uppgifter där det är nödvändigt för att fullgöra ett avtal som du är part i eller för att vidta åtgärder på din begäran innan ett sådant avtal ingås.

Att följa en rättslig skyldighet innebär att behandla dina personuppgifter där det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig skyldighet som vi är föremål för.

I allmänhet förlitar vi oss inte på samtycke som en rättslig grund för att behandla dina personuppgifter även om vi kommer att få ditt samtycke innan vi skickar direktmarknadsföring från tredje part till dig via e-post eller sms. Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till marknadsföring genom att kontakta oss.

Ändamål för vilka vi kommer att använda dina personuppgifter

Vi har nedan, i ett tabellformat, en beskrivning av alla sätt vi planerar att använda dina personuppgifter och vilken av de rättsliga grunderna vi förlitar oss på för att göra det. Vi har också identifierat vilka våra legitima intressen är där så är lämpligt.

Observera att vi kan behandla dina personuppgifter för mer än en laglig grund beroende på det specifika syftet för vilket vi använder dina uppgifter. Kontakta oss om du behöver information om den specifika rättsliga grund vi förlitar oss på för att behandla dina personuppgifter där mer än en grund har angetts i tabellen nedan.

Marknadsföring

Vi strävar efter att ge dig val när det gäller viss användning av personuppgifter, särskilt kring marknadsföring och reklam.

Kampanjer

Vi kan komma att använda din identitet, kontakt, tekniska, användnings- och profildata för att bilda oss en uppfattning om vad vi tror att du kan tänkas vilja eller behöver, eller vad som kan vara av intresse för dig. Det är så vi bestämmer vilka produkter, tjänster och erbjudanden som kan vara relevanta för dig (vi kallar detta ‘marknadsföring’).

Du kommer att få marknadskommunikation från oss om du har begärt information från oss eller köpt tjänster av oss och du inte har valt bort att ta emot den marknadsföringen.

Välja bort

Du kan be oss eller tredje part att sluta skicka marknadsföringsmeddelanden till dig när som helst genom att följa opt-out-länkarna på alla marknadsföringsmeddelanden som skickas till dig eller genom att kontakta oss när som helst.

Småkakor

Du kan ställa in din webbläsare så att den vägrar alla eller vissa webbläsarcookies, eller att varna dig när webbplatser ställer in eller får åtkomst till cookies. Om du inaktiverar eller vägrar cookies, observera att vissa delar av denna webbplats kan bli otillgängliga eller inte fungera korrekt. För mer information om de cookies vi använder, se vår cookiepolicy.

Ändring av syfte

Vi kommer endast att använda dina personuppgifter för de syften för vilka vi samlade in dem, såvida vi inte rimligen anser att vi behöver använda dem av en annan anledning och den anledningen är förenlig med det ursprungliga syftet. Om du vill få en förklaring till hur behandlingen för det nya ändamålet är förenlig med det ursprungliga ändamålet, vänligen kontakta oss.

Om vi behöver använda dina personuppgifter för ett icke-relaterat ändamål kommer vi att meddela dig och vi kommer att förklara den rättsliga grunden som tillåter oss att göra det.

Observera att vi kan komma att behandla dina personuppgifter utan din vetskap eller samtycke, i enlighet med ovanstående regler, där detta krävs eller tillåts enligt lag.

5. Utlämnande av dina personuppgifter

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med parterna som anges nedan för de syften som anges i tabellen ovan.

Interna tredje parter

Övriga bolag i K2-koncernen och tillhandahåller IT- och systemadministrationstjänster samt åtar sig ledarskapsrapportering.

Externa tredje parter

  • Tjänsteleverantörer som tillhandahåller IT- och systemadministrationstjänster.
  • Professionella rådgivare inklusive advokater, bankirer, revisorer och försäkringsbolag som tillhandahåller konsulttjänster, banktjänster, juridik, försäkringar och redovisningstjänster.
  • HM Revenue & Customs, tillsynsmyndigheter och andra myndigheter som kräver rapportering av bearbetningsaktiviteter under vissa omständigheter.
  • Tredje parter till vilka vi kan välja att sälja, överföra eller slå samman delar av vår verksamhet eller våra tillgångar.

Alternativt kan vi försöka förvärva andra företag eller gå samman med dem. Om en förändring sker i vår verksamhet kan de nya ägarna använda dina personuppgifter på samma sätt som anges i denna integritetspolicy.

Vi kräver att alla tredje parter respekterar säkerheten för dina personuppgifter och behandlar dem i enlighet med lagen. Vi tillåter inte våra tredjepartstjänsteleverantörer att använda dina personuppgifter för sina egna syften och tillåter dem endast att behandla dina personuppgifter för specificerade ändamål och i enlighet med våra instruktioner.

6. Internationella överföringar

När vi överför dina personuppgifter från Storbritannien säkerställer vi att en liknande grad av skydd ges den genom att se till att minst en av följande skyddsåtgärder implementeras enligt följande:

  • Vi kommer endast att överföra dina personuppgifter till länder som har ansetts tillhandahålla en adekvat skyddsnivå för personuppgifter.
  • Där vi använder vissa tjänsteleverantörer kan vi använda specifika kontrakt som innehåller standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen och godkända för användning i Storbritannien som ger personuppgifter samma skydd som de har i Storbritannien.

Vänligen kontakta oss om du vill ha mer information om den specifika mekanism som används av oss när du överför dina personuppgifter från Storbritannien.

7. Datasäkerhet

Vi har infört lämpliga säkerhetsåtgärder för att förhindra att dina personuppgifter av misstag går förlorade, används eller nås på ett obehörigt sätt, ändras eller avslöjas. Dessutom begränsar vi åtkomsten till dina personuppgifter till de anställda, agenter, entreprenörer och andra tredje parter som har ett affärsbehov att veta. De kommer endast att behandla dina personuppgifter på våra instruktioner, och de är föremål för tystnadsplikt.

Vi har infört rutiner för att hantera eventuella misstänkta personuppgiftsintrång och kommer att meddela dig och alla tillämpliga tillsynsmyndigheter om ett intrång där vi är juridiskt skyldiga att göra det.

8. Datalagring

Hur länge kommer ni att använda mina personuppgifter?

Vi kommer endast att behålla dina personuppgifter så länge som det rimligen är nödvändigt för att uppfylla de syften vi samlade in dem för, inklusive i syfte att tillgodose eventuella juridiska, regulatoriska, skatte-, redovisnings- eller rapporteringskrav. Vi kan komma att behålla dina personuppgifter under en längre period i händelse av ett klagomål eller om vi rimligen tror att det finns utsikter för rättstvister med avseende på vår relation med dig.

För att fastställa lämplig lagringsperiod för personuppgifter tar vi hänsyn till mängden, arten och känsligheten hos personuppgifterna, den potentiella risken för skada från obehörig användning eller avslöjande av dina personuppgifter, de ändamål för vilka vi behandlar dina personuppgifter och om vi kan uppnå dessa syften på andra sätt och de tillämpliga juridiska, regulatoriska, skatte-, redovisnings- eller andra kraven.

9. Dina lagliga rättigheter

Under vissa omständigheter har du rättigheter enligt dataskyddslagar i förhållande till dina personuppgifter.

Begär tillgång till dina personuppgifter (allmänt känd som en “begäran om tillgång till registrerade”). Detta gör att du kan få en kopia av de personuppgifter vi har om dig och att kontrollera att vi behandlar dem lagligt.

Begär rättelse av de personuppgifter som vi har om dig. Detta gör att du kan korrigera eventuella ofullständiga eller felaktiga uppgifter som vi har om dig, även om vi kan behöva verifiera riktigheten av de nya uppgifterna du tillhandahåller oss.

Begär radering av dina personuppgifter. Detta gör att du kan be oss att radera eller ta bort personuppgifter där det inte finns någon god anledning för oss att fortsätta att behandla dem. Du har också rätt att be oss radera eller ta bort dina personuppgifter där du framgångsrikt har utövat din rätt att invända mot behandling (se nedan), där vi kan ha behandlat din information olagligt eller där vi är skyldiga att radera dina personuppgifter för att följa lokal lag. Observera dock att vi kanske inte alltid kan följa din begäran om radering av specifika juridiska skäl som kommer att meddelas dig, om tillämpligt, vid tidpunkten för din begäran.

Invända mot behandling av dina personuppgifter där vi förlitar oss på ett berättigat intresse (eller en tredje parts) och det är något med din speciella situation som gör att du vill invända mot behandling på denna grund eftersom du känner att det påverkar dina grundläggande rättigheter och friheter. Du har också rätt att göra invändningar där vi behandlar dina personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål. I vissa fall kan vi visa att vi har tvingande legitima skäl att behandla din information som åsidosätter dina rättigheter och friheter.

Begär begränsning av behandlingen av dina personuppgifter. Detta gör att du kan be oss att avbryta behandlingen av dina personuppgifter i följande scenarier:

  • Om du vill att vi ska fastställa uppgifternas riktighet.
  • Där vår användning av uppgifterna är olaglig, men du inte vill att vi ska radera den.
  • Där du behöver att vi håller uppgifterna även om vi inte längre behöver dem eftersom du behöver dem för att upprätta, utöva eller försvara rättsliga anspråk.
  • Du har invänt mot vår användning av dina uppgifter, men vi måste verifiera om vi har övervägande legitima skäl att använda dem.

Begär överföring av dina personuppgifter till dig eller till en tredje part. Vi kommer att tillhandahålla dig, eller en tredje part som du har valt, dina personuppgifter i ett strukturerat, vanligt förekommande, maskinläsbart format. Observera att denna rättighet endast gäller för automatiserad information som du ursprungligen gav ditt samtycke för att vi ska använda eller där vi använde informationen för att utföra ett avtal med dig.

Återkalla samtycke när som helst där vi förlitar oss på samtycke för att behandla dina personuppgifter. Detta kommer dock inte att påverka lagligheten av någon behandling som utförs innan du återkallar ditt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke kanske vi inte kan tillhandahålla vissa produkter eller tjänster till dig. Vi kommer att meddela dig om så är fallet när du återkallar ditt samtycke.

Ingen avgift krävs vanligtvis

Du behöver inte betala någon avgift för att få tillgång till dina personuppgifter (eller för att utöva någon av de andra rättigheterna). Vi kan dock ta ut en rimlig avgift om din begäran är uppenbart ogrundad, upprepande eller överdriven. Alternativt kan vi vägra att följa din begäran under dessa omständigheter.

Vad vi kan behöva av dig

Vi kan behöva begära specifik information från dig för att hjälpa oss att bekräfta din identitet och säkerställa din rätt att få tillgång till dina personuppgifter (eller att utöva någon av dina andra rättigheter). Detta är en säkerhetsåtgärd för att säkerställa att personuppgifter inte lämnas ut till någon person som inte har rätt att ta emot dem. Vi kan också kontakta dig för att be dig om ytterligare information i samband med din begäran för att påskynda vårt svar.

Tidsgräns för att svara

Vi försöker svara på alla legitima förfrågningar inom en månad. Ibland kan det ta längre tid än en månad om din förfrågan är särskilt komplex eller om du har gjort ett antal förfrågningar. I det här fallet kommer vi att meddela dig och hålla dig uppdaterad.

Om du vill utöva någon av de rättigheter som anges ovan, vänligen kontakta vår DPO.

Rätt att klaga

Du har också rätt att när som helst göra ett klagomål till en tillsynsmyndighet. Följ länken (för den myndighet som är lokal för dig) för att ta reda på mer om tillsynsmyndigheter, deras roll och kontaktuppgifter. Vad är dataskyddsmyndigheter (DPA)? – Europeiska kommissionen.

Information Commissioner’s Office, den brittiska tillsynsmyndigheten för dataskyddsfrågor, finns här. Vi skulle dock uppskatta chansen att ta itu med dina problem innan du närmar dig ICO, så vi ber dig att kontakta oss i första hand.

 

Denna sida uppdaterades den 8 april 2021.

 

BEHÖVER DU HJÄLP MED NÅGOT HÄR?