Rådgivningstjänster
Utläggshantering

Vi minskar riskerna och ger er korrekt och transparent översikt över era utlägg

När en medarbetare flyttar medför det oundvikligen olika typer av utlägg, både i hemlandet och värdlandet. Det kan röra allt från löneutbetalningar, till hyra eller skolavgifter. För att hålla god kontroll över budgeten och ge medarbetaren en smidig upplevelse behöver utlägg skötas snabbt och effektivt. Utgifterna och betalningarna behöver också granskas, betalas, stämmas av och rapporteras för att säkerställa att ni följder alla lagar och regler. Om detta missköts kan konsekvensen tyvärr lätt bli en spiral av förvirring och klagomål och öka risken för att råka ut för böter eller andra kostsamma avgifter.

Vi på K2 har utvecklat en heltäckande tjänst för hantering av internationella utlägg (expense management) som säkerställer att era kostnader och utlägg hanteras effektivt, att alla regler efterlevs, att riskerna minimeras och att transparensen kring utläggen ökar. Våra experter på utläggshantering finns alltid till hands för att ge stöd och råd. De hjälper er att förbättra hanteringen av era utlägg och tar fram skräddarsydda lösningar som passar er personal och era destinationer, och som enkelt kan justeras om förutsättningarna ändras.

Vår utläggshanteringstjänst innehåller tre integrerade delar; rådgivning, betalning och regelefterlevnad:

  • Rådgivning – vi samverkar med de hos er som berörs för att utforma integrerade processer som minimerar störningsmomenten i era befintliga processer och säkerställer att rapporteringen sker i ett format som passar ert sätt att hantera löner, skatter och fakturor.
     
  • Betalning – vi säkerställer att leverantörsfakturor och utläggsunderlag mottas, registreras och betalas på ett korrekt sätt. I vårt säkra onlinesystem för utläggshantering laddar man enkelt upp underlag så att de kan granskas utifrån policy, godkännas och spåras genom hela processen från utlägg till utbetalning. Medarbetaren kan dessutom enkelt lämna in och komma åt sina inlämnade underlag direkt i mobilen (Android och iOS) när de är på språng.
     
  • Regelefterlevnad – våra rapporter tillhandahåller alla nödvändig data som krävs ur ett skatte-, revisions- och regelefterlevnadsperspektiv, i samband med lönehantering och bokföring. Vi garanterar korrekt och exakt rapportering för att säkerställa transparens av alla utgifter och för att undvika problem vid årets slut eller felaktiga skattedeklarationer.
     

Vår lösning ger er en centraliserad, konsekvent och transparent global process för att sammanställa, hantera och fördela utgifter i samband med utlandsuppdrag. Varje utlägg spåras, granskas och kodas utifrån överenskomna utläggskoder och beskrivningar. Det gör att ni får all rapportering på ett sätt som gör att ni kan spara både tid och pengar. Vårt arbetssätt innebär också att ni minimerar mängden fel och minskar tidsåtgången för att granska, godkänna och hantera utlägg och undantag från policyer.

Vi anpassar vår lösning till era befintliga processer för leverantörsskulder så att ni får ett kontrollerat och godkänt flöde , både för ersättningar till anställda och för utbetalningar till våra lokala partners. Vi säkerställer dessutom att betalningsavstämningar, vidarefakturering och tillhandahållande av skatteuppgifter sker på ett gediget, punktligt och korrekt sätt.

Vi tillhandahåller också en fullständig verifieringskedja för samtliga utgifter som sker under ett uppdrag. Vi kan utföra betalningar i flera valutor, mellan länder, som snabbutbetalningar (oftast samma dag), och kan även hantera underleverantörer och utbetalningar till dessa.