Relocationtjänster
Destinationstjänster

Förutom bohagsflytten, ser vi till att allt annat fungerar redan från start

Syftet med alla internationella uppdrag är att matcha rätt medarbetare med företagets behov av personal i olika geografiska regioner. För att uppdraget ska lyckas krävs dock mer än att själva flytten går bra; era medarbetare med familj måste också känna sig trygga och trivas på sin nya bostadsort. Vi erbjuder därför ett brett utbud av destinationstjänster, både inför uppdraget och efter ankomst. Alla våra destinationstjänster kan dessutom kompletteras av stödprogram på värdorten och kan erbjudas som enskilda tjänster eller kombineras till skräddarsydda paket.

 

Tillfälligt boende

Vi hjälper er att hitta trygga, riskfria korttidsboenden

Korttidsuppdrag, eller short term assignments, har blivit en allt vanligare form av utlandsuppdrag. Uppdragsformen innebär att medarbetaren behåller sin bostad på hemorten och ordnar ett tillfälligt boende på destinationsorten, ibland utan att alla deras saker behöver transporteras dit. Även om tillfälliga boenden, eller temporary accommodations, är en praktisk lösning för juniora medarbetare och kortare projekt, kan det också medföra betydande säkerhets- och kostnadsrisker. Dessutom kan det uppstå problem om man låter en medarbetare ordna allting utan hjälp av experter. Att dra sig ur hyreskontrakt och förskottsbetalningar om boendet inte passar kan riskera att bli ett dyrt misstag.

K2:s modell bygger på att våra specialister, tillsammans med er medarbetare, identifierar vilken typ av boende som behövs. Därefter undersöker vi marknaden för att hitta lägenhetshotell, eller företagsbostäder, som passar utifrån den anställdes behov och företagets policy. Genom vårt nära samarbete med våra auktoriserade partners för företagsbostäder på orten väljer vi ut godkända boenden som stämmer överens med den anställdes behov och företagets policy. Vi sköter dessutom bokningen åt er och ger den anställde all information som behövs för att flytta in. 

När väl boendet är bokat sköter våra konsulter all kommunikation med hyresvärden, hela vägen fram till dess att medarbetaren har checkat/flyttat in. Vi kan dessutom erbjuda tydlig och transparent hantering av kostnader och betalningar genom vår webbaserade plattform, Ascent.

Vår service innehåller följande delar: 

  • Behovsanalys – som tar hänsyn till viktiga specifikationer som budget och boendepreferenser samt maximal pendlingstid till arbetsplatsen.
     
  • Bostadssökning – avsökning av marknaden för lägenhetshotell med service i enlighet med önskemål och budget.
     
  • Förhandsvisning – medarbetaren, eller HR, får förhandsgranska boendet, för att säkerställa att det lever upp till standarderna och medarbetarens krav, innan det läggs fram som ett alternativ.
     
  • Kvalitetsgranskat urval – boendealternativ presenteras med fullständiga beskrivningar och foton som skickas via e-post.
     
  • Hantering av bokningar – inklusive villkor för att erbjuda både trygghet och flexibilitet.
     
  • Hantering av bokningar – inklusive villkor för att erbjuda både trygghet och flexibilitet.
     
  • Samordning av nyckelöverlämning på ankomstdagen.
     
  • Hantering och betalning av fakturor.
     
  • Rapporter – översikt över hyrestider och slutdatum samt löpande uppdateringar till er personalavdelning/ert global mobility-team.
     
  • Löpande kontakt med medarbetaren – för att lösa alla typer av frågor eller förlängning av hyreskontrakt.

     

Bostadssökning

Minska kostnaderna med ett mer långsiktigt alternativ

En långtidsbostad är oftast ett mer kostnadseffektivt alternativ än tillfälliga boenden. Vår bostadssökningstjänst hjälper er att hitta ett passande långtidsboende åt era medarbetare som ska ut på längre uppdrag. Vi hjälper er att undersöka den aktuella marknaden för hyresbostäder för att hitta boendealternativ som går i linje med företagets budget och policy, och de bostadsbehov och önskemål som medarbetaren och dess eventuella familj har. 

För att ge era medarbetare kvalificerad service, med hög lokalkännedom, arbetar vi alltid med våra pålitliga och kvalitetsgranskade fastighetsmäklare, som är anslutna till vårt globala program för auktoriserade partners. De har den lokala expertis som krävs för att hitta passande tillgängliga bostäder. Dessutom kan de ordna visningar med kort framförhållning, och på tider som passar er medarbetare bäst. 

När vi har startat upp en bostadssökning och identifierat lämpliga bostäder samt bekräftat visningstider gör vi upp en fullständig resplan. En K2-konsult följer alltid med på bostadsvisningarna, för att finnas till hands med viktiga råd och upplysningar. När en bostad väl valts ut säkrar vår konsult bostaden, förhandlar fram villkoren med fastighetsägaren/fastighetsmäklaren, utformar hyreskontraktet och säkerställer att boendet kommer i ordning och är redo för inflyttning på inflyttningsdagen. 

Vi ser också till att ett ombud närvarar vid bostadsbesiktningen för att tillvarata er medarbetares intressen. Detta för att säkerställa att fastigheten motsvarar förväntad standard och för att notera eventuella defekter. Alla slags defekter, eller arbeten som behöver göras, rapporteras till fastighetsägaren för omedelbar kännedom. På så sätt kan bostaden, vid utflytt, kontrolleras mot dessa så att det går att avgöra vad som är naturligt slitage och föra en transparent diskussion angående återbetalning av deposition eller eventuella avräkningar. 

Vår service innehåller följande delar: 

  • Analys av boendebehov – genom samtal med medarbetaren och ett skriftlig frågeformulär säkerställer vi att bostadssökningen skräddarsys efter krav och behov. Detta hjälper oss dessutom att i ett tidigt skede hantera förväntningar på bostadens tillgänglighet och typ på värdorten.
     
  • Sökning efter passande boende – vi förbereder ett stort antal olika bostäder för visning, enligt angivna ekonomiska kalkyler och krav.
     
  • Stöd och vägledning i samband med visning – vi planerar resorna till visningarna, ger stöd och information om bostaden till familjen under visningarna samt tillhandahåller en allmän introduktion för att underlätta val av bostadsområde.
     
  • Sammanställning av dokumentation och granskning av hyreskontraktet – inklusive ett skriftligt erbjudande och alla typer av särskilda krav. Detta för att förankra detaljerna hos alla parter innan avtalet skrivs under. Vi ansvarar för alla former av förhandlingar med fastighetsägaren för att trygga bästa möjliga villkor, samtidigt som vi närvarar vid påskrift för att säkerställa att standardvillkor tillämpas och att saker och ting går rätt till.
     
  • Reparationer och underhållsarbete – vi kan säkerställa att allt renoveringsarbete som avtalats med hyresvärden i förväg slutförs innan inflyttning.
     
  • Stöd och/eller vägledning vid anslutning av exempelvis elektricitet, gas, vatten, telefon, internet och kabel-/satellit-tv.
     

Vi kan dessutom ansvara för hela hyresprocessen och sköta anskaffandet av abonnemang och driftskostnader såsom; gas/värme/vatten/elektricitet/internet under uppdragsperioden. Vi ser då också till att reparationer och underhåll utförs korrekt och i tid, att hyreskontraktets giltighetsperiod är under kontroll, att betalningar görs och att alla avtalsförpliktelser iakttas. 

Vi kan även åta oss att sköta alla löpande betalningar kopplade till hyresbostaden, exempelvis hyra och elektricitet/vatten/värme/gas, hålla koll på viktiga datum, förlängningsalternativ, ansvara för reparationer och underhåll och hantera eventuella meningsskiljaktigheter kopplade till ett avtal. Värt att känna till är att vi löpande konkurrensutsätter våra samarbetspartners kostnader, för att säkerställa de bästa avtalen marknaden kan erbjuda. 

Vi kan tillsammans med utvalda möbeluthyrningsfirmor hjälpa till att tillfälligt möblera ett boende, medan era medarbetare väntar på att få sina egna möbler. Detta kan i vissa fall vara en bättre och mer flexibel modell, jämfört med att använda sig av ett dyrt tillfälligt boende.

 

Skolsökning

Vi gör det smidigt att byta skola

Få saker är viktigare för föräldrar än att ordna bra utbildning och skolgång till sina barn när de tagit beslutet att flytta utomlands för att arbeta. Vi förstår detta och har utformat ett program som hjälper era medarbetare med hela processen att byta skola och förskoleplats, så att det görs på ett professionellt och lyhört sätt. 

Vår service innebär att er K2-konsult kopplas in för att, i nära samarbete med den medarbetare som ska flytta och dennes familj, ordna plats på en skola som uppfyller medarbetarens behov och krav. Om möjligt samordnas besök på skolor med andra inplanerade resor i samband med bostadssökning eller rekognosering. Detta för att medarbetaren och medarbetarens familj inte ska behöva göra flera tidsödande resor i onödan. 

Vår skolsökningsservice innehåller följande delar:

  • Behovsanalys – för att fastställa krav på skola och ge en överblick över destinationsortens utbildningsmiljö.
     
  • Grundlig undersökning av tillgängliga alternativ – för att tillhandahålla en lista över lämpliga skolor utifrån de krav och behov som avtalats i förväg. Här väger vi också in eventuella medicinska behov som barnen kan tänkas ha och försöker hitta de skolor som bäst tar hänsyn till behoven.
     
  • Samordning av skolbesök – enligt familjens önskemål.
     
  • Uppföljning – för att säkerställa att familjen har all information som behövs för att göra ett välövervägt val av skola.
     
  • Stöd vid ansökan.
     
  • Uppföljning – fram till barnets första dag i den nya skolan.
     
  • Betalning av registreringsavgifter.

     

Orientation

Stöd och information som hjälper era medarbetare att ta beslut och komma på plats

Att lära känna den plats som man ska flytta till är viktigt för att försäkra sig om att medarbetaren och dennes familj känner sig trygga med sitt beslut att flytta. Det gör dem också mer medvetna om sina behov och bättre förberedda för livet på den nya orten. Ett orienteringsbesök, eller en local orientation, kan dessutom hjälpa er att övertyga nyckelpersoner att tacka ja till uppdraget.

Vår orienteringstjänst ger era medarbetare information om hur vardagslivet på den nya platsen fungerar. Vi besöker olika bostadsområden och stadsdelar, tittar på exempel på bostäder och besöker lokala inrättningar av olika slag.

Resan samordnas och genomförs av en specialiserad och erfaren lokal konsult, som skräddarsyr schemat efter medarbetaren och dennes familjs personliga behov och intressen. Vi planerar ofta dessa besök så att de sammanfaller med en affärsresa, och de kan erbjudas som en enskild tjänst, eller tillsammans med ett bostadssökningspaket. En K2-konsult, eller en medlem i vårt globala program för auktoriserade partners, följer alltid med för att ge rådgivning och stöd.

Om det gäller en flytt av en hel grupp kan vi anordna gemensamma informationsträffar kring olika destinationer och städer, på plats i hemlandet. Vi kan dessutom genomföra dem innan ett slutgiltigt beslut tagits om själva omlokaliseringen. I händelse av att medarbetaren känner sig osäker på flytten är dessa informationstillfällen ett värdefullt redskap för att uppmuntra till ett positivt beslut, och en investering som säkerställer att uppdraget blir lyckat på lång sikt.

Vår lokal orienterings-tjänst innehåller följande delar:

  • En grundlig analys av resans innehåll och program.
     
  • Gemensam telefonavstämning med den medarbetare som ska flytta och leverantörer av destinationstjänster, för att stämma av förväntningar och huvudaktiviteter för resan.
     
  • Samordning av besökets olika aktiviteter kopplade till generell orientering och rekognosering, boende, skola och andra vardagsinslag.
     
  • Samordning av leverantörer av destinationstjänster och dagliga uppdateringar som säkerställer att alla detaljer är ordnade inför resan.

     

K2:s settling in-tjänster

Att komma tillrätta och lära känna den nya platsen

Även om er medarbetare har kommit fram ordentligt, och flyttat in, kan det ändå ta ett tag innan trivseln och den rätta känslan infinner sig. För att både medarbetaren och familjen ska känna sig hemma snabbare har vi därför utvecklat ett paket av tjänster som hjälper dem med de små sakerna i vardagen. Vårt mål är att ta bort alla de störningsmoment som det innebär att reda ut saker själv, så att både medarbetare och familj kan fokusera på komma in i sina nya roller och att trivas på den nya orten. 

Våra settling-in-tjänster innehåller följande delar:

  • En utvald konsult som hjälper familjen att komma tillrätta efter flytten.
     
  • Kontroll av anslutningar och abonnemang – säkerställer att alla detaljer är avklarade, inklusive internet och telefon.
     
  • Välkomstpaket för bostaden – inklusive en bostadsguide med skötselmanualer och detaljerad information om viktig utrustning i hemmet samt en bostadsgenomgång.
     
  • Paket med information om den lokala omgivningen – framtaget efter familjens behov.
     
  • Rundtur i omgivningen – besök på särskilt intressanta platser och ställen där man kan handla det viktigaste, som mat, utrustning, kläder och möbler.
     
  • Stöd för att skapa företagsnätverk och knyta sociala kontakter – underlättar för medarbetaren som flyttar att snabbt hitta stödnätverk och knyta sociala band och kontakter med relevanta grupper.
     
  • Hjälp med att uppsöka och anmäla sig hos läkare och tandläkare.
     
  • Råd och personligt stöd för att hitta en lämplig bank för att öppna bankkonto för löneinbetalningar samt för att skaffa bankkort och internetbank.
     
  • Research och alternativ för motionsanläggningar, gym eller andra klubbmedlemskap.
     
  • Support vid eventuell renovering av bostad.
     
  • Uppföljning upp till 30 dagar från ankomst för att säkerställa att allting kommer på plats utan problem.
     
  • Regelbundna uppdateringar till er HR-avdelning eller global mobility-team om hur det går.
     

Träning i språk och interkulturell medvetenhet

Behovsanpassade utbildningspaket som underlättar integrationen

Att flytta till ett nytt land, med en helt annorlunda kultur och ett annat språk, kan till en början kännas överväldigande och innebära stora utmaningar, både på och utanför arbetsplatsen. För att mötet med det nya landet ska bli så smidigt och positivt som möjligt har vi utvecklat kurspaket som ger både medarbetare och familj den information och kunskap som behövs. Målet är att ge dem smidiga verktyg för att på ett effektivt sätt kunna kommunicera och öka förståelsen mellan sina nya kollegor och de människor som de möter i vardagen. 

K2 hanterar varje år en stor mängd utbildningar i samarbete med våra auktoriserade partners inom språk och interkulturell kompetens. Varje utbildning är skräddarsydd enligt specifika krav och policyer och hålls på en nivå som motsvarar medarbetarens behov, och även familjens, om det är aktuellt. 

Vi kan erbjuda ett flertal olika utbildningsformer, från individuell eller gruppbaserad klassrumsundervisning till webbaserade kurser eller en kombination av båda. Kurserna kan ges innan uppdraget börjar, men kan även erbjudas i form av löpande stöd i värdlandet för att underlätta anpassningen och interaktionen med de nya kollegorna. 

Våra lärare väljs alltid utifrån den expertis och erfarenhet de har om landet och staden i fråga. Vi ser också till att de har kunskap om den bransch ni verkar inom. Detta säkerställer att kursen är specifikt anpassad till varje medarbetares behov för att vara så användbar som möjligt. 

I slutet av kursen kommer er medarbetare att vara rustad med specifika strategier och kunskaper som kan användas för att bygga upp bättre relationer och kommunicera mer effektivt både på jobbet och i vardagen. Det gör det lättare för dem att koncentrera sig på det som är viktigt för att deras uppdrag ska bli så lyckat som möjligt. 

 

Flytt med partner eller familj 

Familjen är viktigast av allt, vi ser till att de får det stöd som krävs

Huruvida ett utlandsuppdrag blir lyckat eller inte beror inte bara på medarbetaren och företaget – även den eventuella familjen spelar en viktig roll, och varje familj har sina unika behov och intressen. Många gånger har den medföljande partnern dessutom en egen karriär att ta hänsyn till vilket kan bli ett stort hinder för, eller till och med stoppa, flytten. 

Med detta i åtanke har vi utvecklat tjänster som specifikt ger stöd åt medarbetarens partner eller äkta hälft, både ur ett yrkesmässigt och socialt perspektiv. Vi erbjuder bland annat hjälp med att bygga upp ett socialt nätverk, ger karriärrådgivning och kan hjälpa till med äldreomsorg och barnomsorg. Vi utformar varje program individuellt så att vi möter varje individs specifika behov och krav.

En annan viktig fråga är kopplad till immigration. Om ett par, till exempel, ska flytta till Indien eller Mellanöstern är det inte möjligt att som försörjningsberoende följa med sin partner utan äktenskapsbevis. Att resa in i landet för en längre tid är i dessa fall bara möjligt om man skaffar arbetstillstånd eller uppehållsstatus på egen hand. För att underlätta detta är K2 en aktiv sponsor till Permits Foundation, som arbetar för att äkta hälfter och partners till medarbetare på utlandsuppdrag ska kunna beviljas arbetstillstånd för uppdragsperioden.

Vi kan erbjuda yrkesmässigt stöd inom följande områden:

  • Karriärrådgivning
     
  • Nätverkande
     
  • Utformning av CV och meritförteckning
     
  • Förberedelse inför arbetsintervjuer
     
  • Utveckling av profil på sociala medier
     
  • Alternativa vägar, exempelvis högre utbildning eller ideellt arbete
     

K2 samarbetar dessutom, inom ramen för vårt globala program för auktoriserade partners, med ett flertal intressegrupper och nätverk för expatriater för att ge utlandsboende familjer möjlighet att komma i kontakt med andra familjer på samma ort med liknande intressen. Av erfarenhet vet vi att möjligheten att snabbt bygga upp sociala nätverk, särskilt om man befinner sig mycket långt hemifrån, är av avgörande betydelse för att utlandsuppdraget ska få en så bra start som möjligt.

 

Förvaltning av bostäder i hemlandet

Vi ger avlastning och ser till att medarbetarens hem blir väl omhändertaget

Idag vill alltfler personer behålla sin bostad när de ger sig iväg på ett utlandsuppdrag. Många har det till och med som ett krav för att tacka ja till uppdraget. Även om utläggsersättningar och hjälp av en fastighetsförvaltare gör att de kan sköta hanteringen av bostaden själva, är det många som efterfrågar stöd som gör att de slipper hålla koll på kostnader, hantera hyresgäster och säkerställa att deras fastighet sköts ordentligt när de är i väg.

Vi på K2 har utvecklat ett fastighetsförvaltningsprogram, utformat för att garantera era medarbetare att deras fastighet genererar högsta möjliga hyresintäkter och förvaltas på ett professionellt sätt när de är ute på uppdrag. Vi kan ansvara för betalningar och hålla uppsikt över löpande fastighetskostnader såsom underhåll, hemförsäkring, hyresförmedlare, el, värme, vatten och gas. Medarbetaren kan dessutom enkelt följa alla kostnader på vår webbaserade plattform, Ascent, som ger en fullständig och tydlig översikt över alla utgifter.

 

Tjänster vid avresa

Att få ett smidigt avslut på utlandsuppdraget och bli redo för nästa steg

När uppdraget är avslutat vill varken medarbetare eller er global mobility-avdelning hamna i en situation som skulle kunna skada företagets renommé till följd av olösta frågor eller åtaganden som rör avtal, underhåll, kostnader eller tvister med hyresförmedlaren eller fastighetsägaren. 

När ni använder K2:s avresetjänster får ni hjälp med denna process. Vi ser exempelvis till att det inte finns några frågetecken hos någon part gällande villkor i hyreskontraktet, att uppsägning görs och att ett slutdatum avtalas. Vi ser också till att hela hyran är betald, att bostaden lämnas i välstädat skick och att besiktning och inventarieförteckningar är riktiga så att medarbetaren kan få tillbaka korrekt deposition. 

Vi kan också skräddarsy våra tjänster så att de omfattar exempelvis hämtning av inhyrda möbler, uppsägning av hushållsnära tjänster, uppsägning av avtal för el, gas, värme, telefon eller rådgivning vid försäljning av en bil eller andra varor. Vi kan även ge råd vid uppsägning av medlemskap och prenumerationer, avsluta bankkonton, avregistrera barn från skola och se till att depositionen återfås. Utöver det kan vi även ansvara för att organisera nödvändiga försändelser hem för att förbereda för er medarbetares hemkomst, eller vidare uppdrag. 

Oavsett hur behovet ser ut kan vi täcka in precis så lite eller mycket som passar ert relocationprogram och skräddarsy tjänsterna i enlighet med er organisations policy och kontexten för det aktuella utlandsuppdraget.