Au-delà du déménagement, assurer le succès de la relocation avant et après l’arrivée

Grâce à la mobilité de collaborateurs talentueux sur des sites clés, les entreprises cherchent à optimiser leur potentiel pour répondre à leurs besoins stratégiques. Le succès d’une relocation repose non seulement sur le résultat positif du déménagement à proprement dit, mais aussi sur le sentiment de réassurance et de bonheur de votre employé et sa famille, à l’égard de son nouveau lieu de travail, avant et après son arrivée.

Tous nos services de destination peuvent être accompagnés de programmes de soutien sur le lieu d’accueil. Ils peuvent être proposés en tant que services seuls ou combinés pour former des packages. Cette capacité à offrir un bouquet de services nous apporte toute la flexibilité nécessaire pour élaborer des solutions sur mesure qui reflètent précisément les besoins de votre entreprise et de vos employés.

Hébergement temporaire

Garantir un hébergement de courte durée pour réduire les risques en matière de sécurité et de coûts

Dans le secteur de la mobilité internationale, on observe une tendance croissante aux missions de courtes durées, où les salariés en déplacement conservent leur domicile et obtiennent une résidence temporaire à destination, parfois sans avoir à expédier tous leurs biens. Cela représente une bonne solution pour les organisations mais cela peut également entraîner des risques en matière de sécurité et de coûts, ainsi qu’une charge supplémentaire pour le salarié en déplacement qui doit tout réorganiser sans l’aide d’un expert. Si le logement ne convient pas, se retrouver confronté aux clauses du bail ou aux paiements de loyers anticipés peut se transformer en erreur coûteuse.

Chez K2, nos spécialistes travaillent de concert avec votre employé en mobilité pour identifier ses besoins et étudier le marché afin d’obtenir un logement en accord avec les exigences et les paramètres de politique de mobilité spécifiés. Grâce à notre réseau mondial de fournisseurs de logements temporaires pour entreprises, nous présélectionnons des appartements adéquats, puis nous gérons la réservation et fournissons à votre employé des instructions claires pour l’emménagement. Nous lui garantissons les conditions de flexibilité et de sécurité d’accès au logement présélectionné en tenant compte de tous les autres aspects clés et conformément à votre processus de validation.

Une fois le logement choisi, nos consultants se chargent de toute la communication avec le prestataire de services, épargnant à votre employé la procédure et éventuelle distraction. Nous pouvons également assurer un contrôle clair et transparent des coûts et des paiements grâce à notre plateforme technologique, Ascent.

Nos services incluent les points suivants :

• Analyse des besoins — confirmation des critères importants tels que le budget, les préférences en matière de logement et la durée maximale du trajet entre le domicile et le lieu de travail.
   
• Recherche de logements sur le marché — en fonction des préférences et du budget.
   
• Prévisualisation du logement par le client — pour s’assurer que les propriétés répondent aux normes et aux exigences avant de les présenter comme une option.
   
• Offre d’options vérifiées — recommandations appropriées avec descriptions complètes et photographies en couleur envoyées par e-mail.
   
• Gestion des réservations — y compris les conditions préférentielles pour offrir à la fois sécurité et flexibilité.
   
• Coordination de la remise des clés le jour de l’arrivée.
   
• Traitement et paiement des factures.
   
• Rapports — suivi de la date d’arrivée, transmission des mises à jour à votre équipe RH/mobilité globale.
   
• Prise de contact avec les employés — pour la résolution de tout problème ou la prolongation du bail.
   

Recherche de logement — location à long terme

Réduire les coûts à long terme et trouver le logement idéal pour votre employé en relocation

Le logement à long terme peut souvent devenir plus avantageux lorsqu’on essaie d’équilibrer les coûts et éviter les résidences temporaires plus coûteuses.

Notre service de recherche de logement vous aide à trouver et sécuriser un logement à long terme pour vos employés en mobilité. Nous menons des recherches approfondies sur le marché locatif actuel en fonction des budgets, des paramètres de votre politique de mobilité, des contextes locaux et des besoins et préférences de vos employés.

Après avoir effectué des recherches approfondies, nous confirmons les heures de rendez-vous pour toutes les propriétés sélectionnées puis nous établissons un itinéraire complet. Un consultant K2 accompagne votre employé lors des visites et reste à sa disposition pour lui apporter tous les conseils et informations utiles. Une fois qu’un logement a été sélectionné, notre consultant se charge de le sécuriser, de négocier les conditions avec le propriétaire ou l’agent immobilier, de faire le lien avec votre employé pour vérifier les termes du bail et de s’assurer de sa disponibilité pour la date d’entrée.

Nous faisons également en sorte qu’un représentant assiste à la vérification du bien au nom de l’employé à la date d’entrée, afin de s’assurer qu’il est en conformité avec les normes et noter tout éventuel défaut. Ces derniers, ainsi que les travaux afférents à réaliser, sont alors signalés au propriétaire pour qu’il s’en charge immédiatement. Ainsi, lorsque le logement est libéré, il est procédé à un état des lieux comparatif, clair et transparent, avec le rapport d’entrée en vue d’une restitution de la caution.

Nos services incluent les points suivants :

• Analyse des besoins en matière de logement — appel et mise en place d’un questionnaire afin de garantir une parfaite adéquation entre la recherche de propriété et les exigences et besoins spécifiques. Nous pouvons ainsi gérer de manière proactive la disponibilité et le type de propriété sur le lieu d’accueil.
   
• Recherche d’un logement approprié — préparation d’un éventail représentatif de propriétés à visiter, en fonction des budgets et des exigences spécifiés.
   
• Assistance et conseils pour les visites — itinéraire planifié fourni et, pendant les visites, notre consultant familiarise votre employé et sa famille aux informations générales sur les différentes régions visitées et leur fournit une orientation générale pour faciliter leur décision.
   
• Préparation et examen de la documentation relative au bail — y compris une offre écrite de confirmation des détails avec toutes les exigences spécifiques de toutes les parties avant toute signature, ou négociation nécessaire avec le propriétaire pour obtenir les meilleures conditions, ainsi que contrôle de la signature du contrat pour garantir des conditions et pratiques standards.
   
• Travaux de réparation et d’amélioration — nous pouvons nous assurer que tous les travaux de remise en état convenus au préalable avec le propriétaire sont achevés avant l’occupation.
   
• Assistance et/ou conseils pour le raccordement des services publics — électricité, gaz, eau, téléphone, Internet et télévision par câble/satellite etc.
   

Nous pouvons également assurer la gestion et les paiements de la location et des utilitaires pendant la durée de la mission, réduisant ainsi la charge administrative de votre équipe de RH/mobilité globale et de votre employé en mission. Nous veillons à ce que les réparations et les activités d’entretien soient réalisées correctement et en temps voulu, que les dates de location soient suivies, que les paiements soient effectués et que tous les engagements contractuels soient en ordre.

Nous pouvons consolider tous les paiements  du logement, tels que le loyer et les services publics, et assurer le suivi des dates clés, des options de renouvellement, de la gestion des réparations et de l’entretien et de toute éventuelle contestation contractuelle. Nous disposons d’une expertise locale et comparons régulièrement les coûts de nos prestataires de services afin de garantir les meilleures offres disponibles sur le marché.

Nous travaillons également avec des fournisseurs spécialistes du mobilier de location dans le cadre de notre programme Global Accredited Partner. Ils peuvent ainsi faciliter l’aménagement temporaire d’un logement à long terme en attendant que les biens de votre employé relocalisé soient livrés. Cette solution est souvent plus adaptée, plus souple et moins onéreuse que le recours à un hébergement temporaire.

Recherche d’école

Prendre soin des détails et faciliter la recherche d’un nouvel établissement scolaire

Les parents tiennent naturellement à obtenir une bonne éducation pour leurs enfants lorsqu’ils prennent l’importante décision de déménager pour raison professionnelle. Nous en sommes conscients et nous avons conçu un programme pour les aider à obtenir une place dans les écoles et établissements préscolaires souhaités avec le plus grand professionnalisme.

L’un de nos consultants spécialistes travaille en étroite collaboration avec l’employé en relocation afin de coordonner la recherche d’une école correspondant à ses besoins et exigences. Dans la mesure du possible, cette démarche est effectuée de pair avec les visites d’orientation ou de recherche de logement, afin de s’assurer que tous les éléments de la relocation soient fournis au bon moment et ainsi éviter à votre employé et à sa famille de devoir entreprendre plusieurs voyages chronophages.

Les aspects de notre service de recherche d’école comprennent les points suivants :

• Une analyse des besoins — pour déterminer les exigences et fournir un aperçu du paysage scolaire du lieu de destination.
   
• Un examen approfondi des disponibilités — pour fournir sur la base des exigences une liste d’écoles appropriées. Cet examen prend également en compte les besoins médicaux de chaque enfant et identifie les écoles les plus aptes à répondre à leurs souhaits.
   
• Une coordination des visites d’écoles — en fonction des préférences de la famille.
   
• Une assistance de suivi — pour s’assurer que la famille dispose de toutes les informations nécessaires afin de choisir l’école appropriée.
   
• Une aide à l’inscription.
   
• Un suivi — jusqu’à la date d’entrée de l’enfant dans sa nouvelle école.
   
• Le paiement des frais d’inscription.
   

Orientation

Contribuer à la réussite des déménagements et faciliter les décisions d’emménagement

Une visite d’orientation avant ou au début d’une nouvelle relocation s’avère un moyen efficace et rentable de s’assurer qu’un employé et sa famille sont à l’aise avec leur décision de déménager et bien préparés à leur futur lieu de vie. Elle peut également contribuer à renforcer l’attrait d’une délocalisation nécessaire et essentielle pour l’entreprise et faciliter la prise de décision des candidats à un poste en relocation.

Notre service d’orientation est conçu pour fournir des informations et des conseils sur le quotidien du nouveau lieu de vie, en mettant l’accent sur une ou plusieurs zones clés à visiter, des quartiers recommandés, des exemples de propriétés et des commodités locales.

La visite est préparée et conduite par un consultant local, spécialisé et expérimenté, qui adapte chaque visite aux intérêts et aux préoccupations de l’employé et de sa famille. Elle est souvent programmée pour coïncider avec des voyages d’affaires et peut être fournie en tant que service seul ou combinée avec un forfait de recherche de logement. Un consultant K2, ou un membre de notre programme Global Accredited Partner, accompagne votre employé lors de sa visite d’orientation et fournit les conseils et le soutien nécessaires.

Dans le cas d’un déménagement de groupe, les informations sur les lieux d’accueil possibles peuvent être fournies, sur le lieu d’origine, sous forme de sessions collectives et peuvent être combinées pour soutenir les efforts de recrutement. Ce service peut également être proposé avant l’acceptation de l’offre de relocation. Dans le cas où l’employé n’est pas certain de vouloir déménager, l’orientation devient également un outil utile pour encourager une décision positive et un investissement dans la réussite de l’affectation sur le long terme.

Les aspects de notre service d’orientation comprennent les points suivants :

• Une évaluation approfondie des exigences du voyage.
   
• L’organisation d’un appel entre votre employé relocalisé et les prestataires de services à destination pour satisfaire les attentes lors des activités clés du voyage.
   
• Une coordination des éléments de la visite, notamment sur l’orientation générale, le logement, la scolarité et le style de vie.
   
• Une coordination avec les partenaires de services à destination.
   

Aide à l’Installation

Au-delà du simple déménagement, l’installation

Même une fois installé à destination, votre employé en relocation peut avoir besoin d’un certain temps d’adaptation pour se sentir vraiment bien.

Pour accélérer ce processus d’installation, nous avons élaboré un service destiné à aider votre employé et sa famille dans les détails de la vie quotidienne. Chaque programme, adapté aux besoins individuels, est conçu pour s’assurer qu’ils sont à l’aise et sereins dans leur nouvelle maison et leur nouvel environnement. Notre objectif consiste à éviter à votre employé et sa famille d’essayer de tout résoudre par eux-mêmes et de leur permettre de se concentrer sur leur nouveau lieu de travail et de leur nouveau rôle.

Les aspects de notre service d’installation comprennent les points suivants :

• La présence d’un consultant approprié pour l’installation — pour établir une relation dès le début et fournir un soutien après le déménagement.
   
• La vérification du raccordement aux utilitaires — pour s’assurer que tous les éléments sont en place, installation d’Internet et du téléphone etc.
   
• Un pack de bienvenue — comprenant un guide du logement avec les manuels d’utilisation et des informations détaillées sur tous les éléments, ainsi qu’une visite de la propriété.
   
• Un pack d’information sur la région — créé en fonction des besoins de la famille.
   
• Une visite du quartier — les points d’intérêt et les endroits où se procurer les produits de première nécessité, nourriture, appareils électroménagers, vêtements, meubles etc.
   
• Un soutien du réseau social et institutionnel — permettant aux employés qui déménagent d’établir un réseau social d’entraide.
   
• Une aide à l’identification et à l’inscription chez le médecin et le dentiste.
   
• Des conseils et un soutien accompagné, le cas échéant, pour l’ouverture des comptes bancaires.
   
• Une recherche et des options pour l’adhésion à un club de santé, à une salle de sport ou à tout autre club.
   
• Une aide à la remise en état de la propriété.
   
• Un suivi jusqu’à 30 jours après l’arrivée pour garantir une installation en douceur.
   
• Une mise à jour régulière de la situation auprès de l’équipe RH/mobilité globale.
   

Langue et sensibilisation interculturelle

Favoriser une intégration réussie en proposant des formules de soutien adaptées aux besoins

S’installer dans un nouveau pays avec une culture et une langue complètement différente peut au départ représenter un grand bouleversement et générer des difficultés tant sur le lieu de travail qu’en dehors.

Pour favoriser une intégration réussie, nous avons mis au point des programmes de formation destinés à fournir à vos employés et à leurs familles les outils, informations et connaissances nécessaires pour les aider à s’adapter à leur nouvel environnement de travail et à s’y épanouir. L’objectif consiste à leur permettre de communiquer efficacement avec leurs nouveaux collègues, ainsi que de s’insérer dans la nouvelle culture de leur lieu d’installation.

Nous avons fait nos preuves en matière de programmes sur mesure, dispensés par nos partenaires spécialistes des environnements interculturels et des langues. Ceux-ci, adaptés aux exigences et aux politiques de mobilité, sont dispensés à un niveau approprié aux besoins de votre employé, ainsi que de sa famille, le cas échéant.

Nous pouvons fournir une variété de styles de formation, de la formation individuelle ou collective en face à face à l’apprentissage en ligne, en passant par des approches mixtes. Les cours peuvent être dispensés avant le début de la mission, mais également sous forme de soutien continu dans le pays d’accueil pour faciliter la transition et les interactions avec les employés locaux.

Nos formateurs sont des spécialistes du pays d’accueil, y ayant vécu et bénéficiant également d’une connaissance du secteur correspondant au rôle de votre employé. Votre employé profite alors d’une formation spécifiquement axée sur ses besoins.

À l’issue de la formation, votre collaborateur sera armé de compétences spécifiques, essentielles pour établir de meilleures relations et communiquer plus efficacement au travail et dans la vie quotidienne, lui permettant ainsi de mieux se concentrer sur les points cruciaux à la réussite de sa mission.

La transition pour le partenaire et/ou la famille

Reconnaître l’importance de la famille et garantir le succès de la relocation pour tout le monde

La réussite d’une affectation ne peut être que partiellement assurée par l’employeur, la cellule familiale joue également un rôle important, et chaque famille est unique dans ses besoins et ses considérations. Il est compréhensible que l’impact d’une relocation sur la carrière d’un conjoint ou d’un partenaire puisse être un obstacle majeur à la mobilité, et parfois la faire échouer. L’un des écueils les plus courants à la mobilité concerne le fait que le conjoint/partenaire ait sa propre carrière à prendre en compte.

C’est pourquoi nous avons mis au point des services de transition familiale afin de répondre aux préoccupations les plus courantes. Nous pouvons apporter un soutien aux conjoints de vos employés qui déménagent, tant d’un point de vue professionnel que social, de l’aide à la création d’un réseau social en local à l’orientation professionnelle en passant par l’aide à la garde d’enfants. Chaque programme est conçu individuellement pour répondre à leurs besoins et exigences.

L’une des principales considérations porte sur l’immigration. Par exemple, dans le cas de l’Inde et de certaines régions du Moyen-Orient, il n’est pas possible d’accompagner un employé en déplacement en tant que personne à charge sans certificat de mariage. L’entrée à plus long terme dans le pays ne sera possible qu’en obtenant de manière indépendante une autorisation de travail/un statut de résident. Pour faciliter cette démarche, nous sommes un sponsor actif de la fondation Permits qui plaide en faveur de l’octroi d’une autorisation de travail aux conjoints ou partenaires d’un employé en déplacement pour la durée de la mission.

D’un point de vue professionnel, nous pouvons fournir une assistance dans les domaines suivants :

• Un coaching de carrière.
   
• Une mise en réseau ciblée.
   
• Le développement du CV.
   
• Une préparation aux entretiens.
   
• Un développement du profil sur les réseaux sociaux.
   
• La présentation d’autres possibilités, comme l’enseignement supérieur ou le bénévolat.
   

D’un point de vue social, nous nous associons à divers forums de communautés d’expatriés, qui font partie de notre programme Global Accredited Partner, afin de permettre à chaque famille de rencontrer d’autres familles au même endroit et avec des intérêts similaires. Par expérience, nous constatons que la capacité à créer rapidement un réseau social, en particulier dans les zones les plus reculées, a un impact significatif sur le démarrage de la relocation.

Gestion immobilière des biens vacants

Alléger votre fardeau, et garantir un foyer chaleureux

Les employés en relocation cherchent de plus en plus à conserver leur maison lorsqu’ils partent en mission et certains y voient un facteur important dans leur décision de départ. Bien que les indemnités de frais leur permettent de gérer eux-mêmes leur propriété par l’intermédiaire d’un agent de gestion immobilière, beaucoup préfèrent bénéficier d’un soutien pour réduire la charge et les distractions liées au suivi, au contrôle des coûts, à la résolution des problèmes de locataires et à l’entretien efficace de leur propriété pendant leur absence.

Chez K2, nous avons développé un programme complet de gestion immobilière conçu pour garantir à vos employés une maximisation de la valeur locative de leur propriété, gérée de manière professionnelle pendant la durée de leur mission. Nous pouvons gérer le paiement et la supervision des coûts permanents de la propriété, de l’entretien à l’assurance habitation en passant par les agents immobiliers et les services publics. Ces coûts peuvent être suivis sur notre plateforme technologique, Ascent, grâce à un tableau complet et clair des dépenses.

Assistance au départ

Favoriser une fin de relocation sans accroc et une transition réussie vers la mission suivante

À l’issue d’une mission, ni votre employé relocalisé, ni votre service RH/mobilité globale ne souhaitent se retrouver dans une situation potentiellement préjudiciable à leur réputation, en raison de problèmes contractuels ou de maintenance non résolus, de coûts et de responsabilités mal définies, ou de litiges avec l’agent immobilier ou le propriétaire.

Nos services de départ vous soutiennent dans ce processus en effectuant des contrôles de fin de location par exemple en s’assurant que les clauses du bail sont claires entre toutes les parties, que le préavis est notifié, qu’une date de fin est convenue, que tous les loyers sont entièrement payés, que le bien est laissé dans un état correct et que l’état des lieux de sortie et le rapport d’inventaire sont exacts afin que la caution soit reversée à l’employé.

Nous pouvons également adapter nos services d’assistance pour couvrir des éléments tels que la collecte des meubles de location, la résiliation des services ménagers tels que le nettoyage, le jardinage, des utilitaires etc. Nous vous donnerons des conseils sur la vente des voitures et des gros appareils électroménagers, des conseils sur l’annulation des adhésions et des abonnements, une assistance pour la clôture des comptes bancaires, mais également, une assistance pour l’arrêt de la scolarité et la restitution des cautions, le cas échéant. Nous pouvons également prendre les dispositions nécessaires pour le rapatriement afin de préparer le retour de votre employé ou son affectation ultérieure.

Quel que soit le niveau de vos besoins, nous pouvons couvrir tout ou partie de votre programme de mobilité globale, en l’adaptant à la politique de mobilité de votre organisation et au contexte de chaque relocation.