Réduction des risques, garantie de précision et de visibilité des dépenses

Lorsque des employés sont en mobilité professionnelle, ils génèrent inévitablement un ensemble de dépenses à la fois complexes et variables. Du paiement du salaire au loyer, en passant par des frais de scolarité, les dépenses doivent être gérées rapidement et efficacement pour satisfaire vos employés et maîtriser vos budgets. Ces dépenses doivent également être examinées, payées, et déclarées pour en garantir la conformité. Les conséquences d’une mauvaise gestion peuvent vous entrainer dans une spirale de confusion, de plaintes et également provoquer des risques accrus d’exposition à d’éventuelles pénalités financières.

Chez K2, nous avons développé une offre complète de services de gestion des dépenses globales pour vous aider. Notre objectif est de garantir la gestion efficace des coûts, la conformité, la minimisation des risques et une visibilité renforcée des dépenses.

Nos experts en gestion des dépenses sont également toujours disponibles pour vous assister et vous conseiller. Ils s’efforcent de trouver des moyens d’améliorer la gestion de vos frais de mobilité globale en élaborant des solutions sur mesure pour votre personnel et vos sites en fonction des évolutions de chacun.

Notre service de gestion des dépenses se décompose en trois domaines interconnectés — conseil, paiement et conformité :

• Conseil — nous nous engageons avec les principales parties prenantes à la conception de processus intégrés minimisant les perturbations de vos actuels processus et, à une compatibilité de format des rapports nécessaires à vos équipes en charge de la paie, de la fiscalité et de la facturation.
• Paiement — nous nous assurons de la réception, de l’enregistrement et du paiement des factures des fournisseurs et des demandes de remboursement de frais des employés en mobilité. Notre système sécurisé de demande de remboursement en ligne permet un téléchargement précis, un audit de conformité à la politique de mobilité, une approbation et un suivi des dépenses jusqu’au paiement. Il permet également aux employés en mobilité de soumettre leurs notes de frais, consultables via des applications Android et iOS pour une facilité d’utilisation.
• Conformité — nos rapports fourniront toutes les données fiscales, d’audit et de conformité nécessaires à la paie et à la comptabilité. Nous garantissons des rapports exacts et précis pour assurer la visibilité des dépenses et éviter les casse-têtes de fin d’année et les déclarations fiscales incorrectes. Notre solution offre un processus global centralisé, cohérent et accessible pour la collecte, le maintien et la distribution des dépenses liées à la relocation. Les dépenses sont suivies, contrôlées et codées selon les codes et les descriptions de dépenses convenues au préalable, afin de pouvoir fournir des rapports permettant de réaliser des économies de temps et d’argent.

Nos processus et procédures réduisent votre exposition au risque grâce aux contrôles et à une conformité stricte. Nous minimisons également les erreurs et le temps passé à examiner les demandes de remboursement de frais, à approuver et gérer les exceptions.

Nous concevons nos processus afin qu’ils s’intègrent parfaitement dans vos processus de comptabilité fournisseurs actuels. Cela permet de garantir un flux de fonds contrôlé et validé en amont à la fois pour le remboursement des employés et le paiement des partenaires de services. Nous garantissons un remboursement exact des paiements, la refacturation des coûts et le partage de données fiscales nécessaires.

Nous proposons également une piste d’audit complète de toutes les dépenses liées à la relocation des employés. Nous pouvons aussi effectuer des paiements transfrontaliers dans plusieurs devises, par voie rapide et le jour même. Pour finir, nous proposons la gestion des fournisseurs et du traitement des paiements.