Reducción del riesgo, precisión y visibilidad de los gastos

Cuando los empleados se trasladan, los gastos que generan son complejos y variados. Es necesario gestionar los gastos con rapidez y eficacia, tanto si se trata del salario como del alquiler de la vivienda o la matrícula escolar, para que el empleado esté satisfecho y el presupuesto se mantenga bajo control. Además, por ley, es necesario examinar, pagar, conciliar e informar de los gastos. Si los gastos no se gestionan adecuadamente, además de confusión y quejas, podría enfrentarse a cuantiosas multas.

En K2, disponemos de un servicio global y exhaustivo de gestión de gastos. Nos aseguramos de que los costes se gestionen de manera eficaz, de que se cumplan los distintos reglamentos, se minimicen los riesgos y se obtenga una buena visibilidad de los gastos.

Nuestros expertos en gestión de gastos estarán siempre disponibles para proporcionarle ayuda y asesoramiento. Encontrarán maneras de mejorar la gestión de los gastos de movilidad internacional al crear soluciones personalizadas que se adaptan a su personal, sus sucursales y sus cambiantes circunstancias.

Nuestro servicio de gestión de gastos abarca tres aspectos relacionados: asesoramiento, pagos y cumplimiento:

• Asesoramiento – colaboramos con las partes interesadas clave para diseñar una solución que evite interrupciones en sus procesos actuales y con informes en el formato adecuado para las operaciones de nóminas, facturación y fiscales.
• Pagos – nos aseguramos de que se utilizan los recibos adecuados, se registran los gastos y se pagan las facturas de proveedores y las solicitudes de reclamación de gastos de los empleados. Nuestro sistema de reclamación de gastos en línea es seguro y permite cargar los formularios, auditarlos de acuerdo con las políticas, aprobarlos y realizar un seguimiento a lo largo del proceso. También permite a los empleados enviar sus reclamaciones de gastos, a las que se puede acceder a través de las aplicaciones de iOS y Android, para mayor comodidad.
• Cumplimiento – nuestros informes proporcionan todos los datos fiscales, de auditoría y de cumplimiento necesarios para las tareas de preparación de nóminas y contabilidad. Producimos informes precisos y veraces que garantizan la visibilidad de los gastos y evitan dolores de cabeza al final del ejercicio fiscal, así como malas conciliaciones y declaraciones de impuestos erróneas.

Nuestra solución constituye un proceso centralizado, uniforme y visible de recopilación, mantenimiento y distribución de gastos relacionados con el traslado. Los gastos se controlan, auditan y codifican según los códigos y las descripciones establecidos, por lo que los informes permiten ahorrar tiempo y dinero.

Nuestros procesos establecidos reducen los riesgos al aplicar controles más estrictos y garantizar el cumplimento. Además, minimizamos los errores y el tiempo dedicado a revisar y aprobar las reclamaciones de gastos y a gestionar las excepciones.

Nuestras soluciones se adaptan a sus procesos de cuentas por pagar existentes, de modo que haya un flujo de capital controlado para los reembolsos de los gastos a los empleados y los pagos a socios de servicios. Garantizamos una reconciliación de los pagos, un reembolso de los gastos y una provisión de datos fiscales precisos y puntuales.

Además, proporcionamos una auditoría completa de los gastos relacionados con el traslado del empleado. Los pagos pueden realizarse en numerosas divisas mediante pagos urgentes y en el mismo día. También ofrecemos servicios de gestión de proveedores y procesamiento de pagos.